Como administrar atrasos e faltas

Atrasos e faltas podem gerar desde um mal estar com o cliente até um prejuízo para ele ou para os centros de estética, além de comprometer a rotina da empresa. É claro que imprevistos acontecem e lidar com pessoas prevê um mínimo de flexibilidade e tolerância com estas possibilidades. A boa notícia é que é possível minimizar, e muito, a incidência destes problemas através de alguns procedimentos e mecanismos simples de gestão. Confira seis sugestões de FLOW^ww para otimizar a agenda do salão de beleza e melhorar sua produtividade!

1. Mantenha os compromissos em dia com uma agenda para salões de beleza

Para começar, é preciso contar com uma agenda online, detalhada e sempre atualizada, a fim de obter total controle sobre os compromissos dos negócios de estética. Um sistema para salão de beleza, informatizado e compartilhado entre os profissionais que trabalham com você dá conta do recado. A agenda FLOW^ww, por exemplo, é totalmente personalizável segundo as suas necessidades. Funcionalidades como lista de espera, bloqueios seletivos, registros de reservas, alterações ou cancelamentos, além de acompanhamento em tempo real de marcações ajudam muito a organizar a rotina e a tomar decisões de maneira ágil e adequada a cada momento.

2. Estabeleça e comunique bem as regras

Tanto entre seus clientes quanto entre os funcionários, é essencial que haja normas a cumprir para que a rotina flua de maneira organizada em seu salão ou clínica. Estipule um prazo de tolerância para atrasos, faltas e cancelamentos, deixe-os bastante claros e, é claro, cumpra-os! Em dias de mais movimento, como aos finais de semana, especialistas recomendam um tempo menor de tolerância ou mesmo nenhuma, para evitar um efeito dominó. Caso haja desistências, você pode utilizar um sistema de lista de espera no seu sistema de agenda online. Dentro das ferramentas do sistema para salões de beleza FLOW^ww, é possível solicitar a inclusão deste módulo.

3. Crie um protocolo de processos

É importante ter um protocolo organizado e acordado entre a equipe de sua clínica de estética, para que você possa dissolver rapidamente qualquer problema e até surpreender positivamente sua clientela. Por exemplo, o que fazer no caso de esperas mais longas, de ausências ou de pedidos de marcação ou atendimento em cima da hora? Respeite sempre seu cronograma e proponha soluções para que o cliente também se sinta contemplado. Não deixe para “improvisar” à medida que os problemas acontecem.

4. Pacotes devem ter atenção especial

Quando vender pacotes de sessões ou serviços de tratamentos estéticos, estabeleça e comunique, de preferência por uma via escrita ou um contrato, que o cliente precisa agendar cada uma delas e não pode chegar quando quiser. Se um cliente tiver demoras ou desistências recorrentes sem o aviso prévio, considere a possibilidade de descontar a sessão, sempre se lembrando de deixar a regra explicada para ele no momento da compra. Preveja também um prazo para o cumprimento dos serviços comprados (três a seis meses, por exemplo).

5. Seja o exemplo

Regra de ouro, que é sempre bom lembrar: evite esperas e alterações por parte da sua equipe. Avise ao cliente sempre e com antecedência caso um profissional precise cancelar seu horário ou ser substituído por outro. É também importante oferecer conforto e entretenimento para o cliente que precise aguardar alguns minutos: uma mesinha com café e biscoitos, uma atenção extra, revistas, internet wi-fi ajudam a passar o tempo.

6. Use e abuse de lembretes

Adotar o procedimento de telefonar antes a fim de confirmar a marcação ajuda muito a lembrar o consumidor sobre seu compromisso e a  evitar problemas. Peça com muita educação que ele seja pontual e que avise sobre cancelamentos. FLOW^ww também oferece ferramentas de marketing para estética que podem ser muito úteis e práticas, como o envio de mensagens de celular SMS com a confirmação e o horário do compromisso ou de e-mails.

Sempre que houver mudanças nos horários da sua agenda (novo agendamento, modificações no agendamento ou cancelamento do mesmo) o cliente receberá instantaneamente um e-mail sobre as alterações realizadas. Desta forma, você pode manejar a agenda do salão de beleza com mais precisão e manter o controle sobre todo o trabalho.

Não se esqueça de contar sempre com um bom software para salões de beleza para lhe auxiliar na administração diária de clientes, faturamento e ferramentas de atendimento e marketing. Clique abaixo e experimente grátis por 10 dias.