Como já adiantávamos em publicações anteriores para uma correta gestão de clínicas de estética é recomendável contar com um bom software de gestão e de marketing que nos facilite ter uma radiografia completa da situação do negócio. Diariamente.

Diante das grandes possibilidades de softwares que podemos encontrar no mercado, devemos tentar encontrar  àquela que melhor se adapte às nossas necessidades. Fundamentalmente, vamos a defini-las em função do tamanho do nosso negócio, é dizer, volume de vendas ou clientes que atendemos, número de centros ou salões com os que contamos e número de profissionais ao nosso serviço.

Sabemos que as necessidades em termos de equipamentos e sistemas de gestão para clinícas de estética podem mudar de um centro para outro, entretanto, é imprescindível que seu software conte com as seguintes funcionalidades:

Agendamento de clientes

Uma agenda que reserve os horários dos seus clientes não é suficiente para manter o controle e administração do seu espaço de beleza. Uma agenda deve cumprir as características de uma agenda e ser o coração do seu negócio.

Como assim? Se todas as ações realizadas na sua clínica de estética passam pela agenda, toda a informação gerada pela mesma será de grande utilidade para conhecer melhor o comportamento dos clientes e antecipar suas principais necessidades. Há alguns sistemas de gestão que oferecem uma agenda visual e inteligente, capaz de realizar um seguimento em tempo real de agendamentos por profissional e por nível de ocupação da agenda, por exemplo.

Cadastro e Ficha de clientes

Com uma recolhida de dados mais completa, os sistemas de gestão permitem que acessemos e analizemos os dados sempre que consideremos oportuno. Com sistemas inteligentes de busca, tanto por telefone, nome ou código de cliente, podemos accesar aos históricos e saber quais foram os serviços que solicitaram anteriormente ou qual é o gasto meio que fazem na clínica de estética e beleza, entre outras informações valiosas para suas estratégias. Esse tipo de ferramenta facilita uma maior interatividade com o cliente, possibilitando a criação de promoções a medida.

Controle de caixa

Com a gestão de faturamento, diminuímos as possibilidades de erros nos fechamentos de caixa diários e trimestrais. Sem dúvida alguma, se você deseja contar com uma boa rentabilidade no seu negócio e fazer um bom seguimento do seu faturamento é imprescindível contar com a ajuda da tecnologia. Nesse ponto, contar com um sistema de gestão - de preferência especialmente desenvolvido para clinicas estéticas - que facilite a gerência desses dados.

Gestão de comissões 

No mundo da estética, as comissões são grandes aliadas da motivação dos nossos funcionários. Contar com um sistema que ofereça relatórios de comissões pode facilitar seu dia a dia e inclusive aumentar suas vendas. De esta forma é mais fácil seguir um controle sobre o atendimento a clientes ou as comissões por vendas de produtos ou serviços, em função de qual seja a nossa política de retribuição definida.

Gestão de pacotes pré-pagos de tratamentos

Uma das estratégias de marketing mais efetivas nas clínicas estéticas, salões de beleza ou serviços de home care é a possibilidade de vender pacotes de tratamentos estéticos. Esse recurso conta com diversos pontos positivos: você capitaliza de uma só vez o valor de todas as sessões incluidas no pack, permitindo ter uma maior fluidez de caixa.

Essa tática também reduz a falta de disciplina de alguns clientes em seguir os tratamentos até o final; se seus clientes têm sessões disponíveis, com certeza os utilizarão. Isso é ótimo para você, já que consegue finalizar tratamentos completos para obter os melhores resultados "antes e depois".

Apesar de todas essas vantagens, se você não conta com um sistema que permita vender e administrar as sessões disponíveis e usadas por cada cliente, seu caixa e sua gestão de clientes pode chegar a ser caótica. Um sistema deve permitir visualizar todo o tempo os packs dos seus clientes, descontá-los diretamente do ticket ou comanda, transferi-los, acrescentar ou reduzir sessões e tudo aquilo que sua necessidade mandar.

Acesso de qualquer lugar

Seu sistema de gestão deve ser online! Somente assim, você poderá controlar seu negócio, esteja na clínica, em uma reunião ou de férias. Além do mais, os sistemas que trabalham com Cloud Computing estao totalmente livres de vírus, armazenam seus dados de maneira segura e são alvo de melhoras constantes. Aqueles sistemas que exigem instalação são extremamente vulneráveis e é bastante provável que você abra seu salão de beleza um dia e tenha perdido todos os dados dos seus clientes. Socorro!

Estatísticas e relatórios

Você sabe qual é o produto e tratamento mais vendido no seu negócio? E o ranking de melhores clientes? Você sabe exatamente onde está perdendo clientes? Essas perguntas não podem ser respondidas por suposições, você deve conhecer os números por detrás de tudo isso para ser capaz de tomar decisões corretas. Sendo assim, o software de gestão ideal deve oferecer uma grande quantidade de estatisticas, gráficos e relatórios que te permitam medir a temperatura do seu negócio e remediar quando conveniente.

Controle de stock

Quem nunca quase teve um ataque de coração ao ver que um produto de uso interno acabou? E quando aquele seu produto estrela acaba de repente e você perde vendas por não dispor de mais items no estoque? É muito importante levar um controle acirrado dos artigos que você precisa para seus próprios serviços, assim como para venda.

Os programas de gestão e marketing normalmente contam com ferramentas que te permitem administrar a quantidade de produtos que você dispõe em estoque, além de avisar quando há produtos a ponto de acabar. Saiba com antecipação quando é a hora de realizar um novo pedido, assim como quais foram os pedidos que chegaram em promoção, os que tiveram maior rentabilidade ou melhor recepção entre as clientes. Se você almeja ter o mínimo de desperdícios e tirar o melhor rendimento dos seus produtos, o seu software tem que contar com um bom controle de stock.

Usuários ilimitados

Todos, ou pelo grande parte dos profissionais de estética, trabalham em equipe, mesmo aquelas esteticistas que oferecem serviços home care. Por essa razao eu sistema deve permitir o registro de quantos usuários seu negócio necessite.